Verva Street Racing. Na co mogą liczyć dziennikarze podczas rajdu i imprezy?

(fot. Verva Street Racing)

Z Justyną Tkaczyńską - Kierownik Działu Projektów Eventowych i Mediów Społecznościowych PKN Orlen rozmawia Jakub Mejer.

Jakub Mejer: Ilu dziennikarzy akredytuje się na Verva Street Racing, jakie rodzaje mediów i redakcji są najbardziej zainteresowane tego typu wydarzeniem?

Justyna Tkaczyńska: Verva Street Racing to jedyna taka impreza motoryzacyjna w Polsce, dlatego zainteresowanie mediów jest bardzo duże. Otrzymujemy nawet do kilkuset zgłoszeń akredytacyjnych, począwszy od portali czy blogerów, kończąc na największych mediach o szerokim zasięgu. Wydarzenie jest bardzo ciekawe na wielu płaszczyznach i integruje wiele tematów, co za tym idzie dołączają do nas media z bardzo różnych obszarów – motoryzacyjne, lifestylowe, ogólnoinformacyjne, muzyczne czy regionalne.

Na co mogą liczyć dziennikarze, którzy przyjadą na Verva Street Racing? Czy są jakieś konkretne rzeczy, na którym im zależy - specjalne miejsca do relacji, jakieś konkretne informacje prasowe lub informatory, biuro prasowe musi być w jakiś konkretny sposób przygotowane? Co jest najważniejsze w przygotowaniu takiego wydarzenia pod kątem obsługi medialnej?

- Przedstawiciele mediów podczas wydarzenia przede wszystkim potrzebują dostępu do wyczerpującej, merytorycznej i szybko podanej informacji. Obok wygodnego biura prasowego i szybkiego łącza internetowego szczególnie istotną sprawą jest zatem dobrze poinformowana obsługa, która może odpowiedzieć na szczegółowe pytania dotyczące imprezy, pomóc w znalezieniu odpowiedniego rozmówcy lub rozwiązać na bieżąco wszystkie problemy, mogące pojawić się w jego trakcie. Ważne jest również przygotowanie kontentu dla przedstawicieli wszystkich mediów – telewizyjny news cut, radiowe dźwięki, pakiety zdjęć w różnej rozdzielczości dla portali i prasy. Przy okazji takiego wydarzenia warto przygotować profilowane informacje prasowe kierunkowane do mediów ogólnoinformacyjnych, motoryzacyjnych i lifestylowych.

Jakie są różnice pomiędzy redakcjami? Na co liczy ekipa telewizyjna, na co radiowa, a na co prasa lub Internet? Czy są różnice pomiędzy mediami branżowymi i zwykłymi pod tym względem?

- Różne grupy mediów mają inne oczekiwania i potrzebują wsparcia w odpowiednim zakresie. W przypadku telewizji warto wspomóc redakcję w wyszukaniu dobrej scenerii, tematów, ale też – w kontekście telewizji śniadaniowych – w zorganizowaniu aktywności wokół relacji live, tak by była ona różnorodna i ciekawa dla widza. Co do radiowców, ważni są przede wszystkim interesujący rozmówcy, którzy potrafią ciekawie opowiadać oraz ciche miejsca do nagrania wywiadów. W przypadku dziennikarzy radiowych, przygotowujących reportaże, czyli tzw. obrazki, istotne są również dźwięki około wydarzenia – rozmowy zakulisowe, dźwięki startu, mety, odgłosy silnika czy okrzyki publiczności. W kontekście prasy czy Internetu, ważne jest przygotowanie obszernej informacji oraz kontent foto-video. Dużym wyzwaniem dla organizatorów są często operatorzy kamer i fotoreporterzy, którym należy udostępnić miejsca gdzie mogą bez wpływu na realizację scenariusza, wykonać dobre zdjęcia podczas poszczególnych atrakcji. Przy pracy, grupy dziennikarzy mają swoich opiekunów, którzy znają specyfikę danego medium oraz jego potrzeby. Są przeprowadzani do miejsc niedostępnych dla widowni z zachowaniem wszelkich środków bezpieczeństwa.
W przypadku podziału mediów na branżowe i ogólne na pewno istotny jest dobór rozmówców oraz profilowanie informacji prasowych. Media ogólne skupią się na wydarzeniu jako takim a branżowe na szczegółach związanych z samochodami, kierowcami czy wynikami.

Jakich rozmówców trzeba zapewnić, żeby dziennikarze byli zainteresowani?

- Dziennikarze interesują się przede wszystkim rozmówcami, którzy są rozpoznawalni i mają sukcesy na koncie, zrobili nietypowe lub wyjątkowe rzeczy, znają temat od podszewki lub są rzadko dostępni do wywiadów.

Jakie są najczęstsze błędy, jakie popełniają dziennikarze na tego typu wydarzeniach, jak mogą ich uniknąć?

- Podstawą pracy każdego dziennikarza jest samodzielne przygotowanie i research. W przypadku naszej imprezy to przeczytanie scenariusza, informacji prasowych, zapoznanie się życiorysami zawodników, ostatnimi wynikami czy poprzednimi edycjami wydarzenia. Warto jest też wcześniej zaplanować materiał i zgłosić obsłudze mediowej zapotrzebowanie na wywiady, materiały, dopytać o dostępność gości oraz godziny trwania eventu, co pozwoli to na sprawne działanie podczas samego wydarzenia.

Jak długo trwa przygotowanie obsługi medialnej takiego wydarzenia?

- Obsługa medialna jest częścią całej komunikacji, która obejmuje także kampanie, digital, relacje z dostawcami atrakcji, branding, etc. Dlatego prace przy Verva Street Racing trwają minimum 3 miesiące. W przypadku jeszcze większych imprez, takich jak np. Orlen Warsaw Marathon, może być to nawet ponad pół roku stałej pracy.

Ile osób musi się angażować w obsługę medialną?

- Wszystko zależy od miejsca i scenariusza wydarzenia, wymogów bezpieczeństwa, ale także zakresu obsługi medialnej. Należy pamiętać, że często nie sprowadza się ona tylko do relacji z dziennikarzami, ale także bieżącego zarządzenie contentem – np. zdjęcia które pojawiają się na stronie wydarzenia i są dystrybuowane do mediów w czasie rzeczywistym – czy social mediami. W tym roku na miejscu, gdzie odbywać się będzie Verva Street Racing, pracować będzie 6 osób obsługi medialnej.

(10.10.2017)